Электронный документооборот в ИСОГД

Основная цель документооборота - это предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, физическим и юридическим лицам актуальных сведений и копий документов для проведения землеустройства, осуществления кадастровой, инвестиционной и иной хозяйственной деятельности по планированию и развитию городской среды.

Средствами ИСОГД осуществляется сбор, изготовление и хранение градостроительных материалов и электронных карт(схем) в базе данных. По заявкам заинтересованных лиц осуществляется предоставление градостроительных сведений.  

Для организации системы электронного документооборота выполняются следующие технологические операции:

- Прием заявок от населения для предоставления сведений         из ИСОГД;

- Принятие решения о выполнении заявки (регистрация) или подготовка письма-отказа;  

- Выполнение заявки;

- Предоставление сведений заявителю.

Указанные операции выполняются различными программными средствами и с привлечением различных исполнителей.

В специальных книгах ИСОГД «Книга учета заявок» и «Книга предоставления сведений» отражается процесс выполнения заявки, контроль сроков исполнения запросов, подготовка статистических отчетов о предоставлении сведений ИСОГД.

Для отслеживания процесса выполнения заявки на изготовление или получение документа ИСОГД введено понятие «статус заявки». Статус отражает следующие этапы выполнения заявки: принято, зарегистрировано, отказано, приостановлено, в работе, выполнено, выдано. Список наименований статусов ведется в общем справочнике Комплекса «Статус заявки».

Отслеживать процесс выполняемых операций и назначать статус должен делопроизводитель, который ведет документооборот.

1. Прием заявок. Заводится учетная запись заявки путем  добавления новой записи в реестре «Книга учета заявок». После сохранения записи статус заявки автоматически переходит в состояние принято. Если к заявке прилагаются какие-либо документы, то их электронные копии необходимо загрузить в файловое хранилище базы данных. Для этого на форме записи заявки в список «Документы, прилагаемые к заявке» необходимо добавить файл и указать вид документа в поле «Документ».

2. Регистрация документа. При оформлении заявки проверяется наличие необходимых документов для предоставления сведений. При этом учитываются как документы, прилагаемые к заявке, так и ранее зарегистрированные в ИСОГД. Список исходных документов ведется в справочнике «Выходной градостроительный документ». На странице «Необходимые документы» формы записи заявки  автоматически отмечаются документы, которые прилагаются к заявке и те, которые были ранее учтены в ИСОГД. На основе этих документов делопроизводитель принимает решение о регистрации - статус заявки можно перевести в зарегистрировано или отказано. Если какого-либо обязательного документа не хватает, то статус заявки в зарегистрировано перевести нельзя. При отказе в поле формы «Примечание» указывается причина отказа и штатными средствами (например, Microsoft Word) подготавливается письмо-отказ. Электронная копия письма размещается в поле «Выходной документ». После сохранения записи заявки и указания даты отправления письма-отказа в поле «Дата выполнения» статус заявки должен перейти в состояние выполнено.

3. Выполнение заявки. В зависимости от вида запрашиваемых сведений изготовление документа может проходить следующие этапы выполнения:

- Выбор документа из ранее учтенных в ИСОГД. В поле формы «Выходной документ» указывается файл ранее зарегистрированного документа из книги зарегистрированных документов.  По выбранному документу автоматически заполняется поле «Регистрация документа в книге «Учет сведений»», которое содержит информацию о месте размещения выбранного документа в ИСОГД: раздел, наименование книги, тома и наименование документа. Статус заявки должен быть в состоянии в работе;

- Межведомственные информационные запросы. Исполнитель заявки запрашивает необходимые документы (например, «Выписка из ЕГРП») в сторонней организации, содержащей базовый государственный информационный ресурс (например, Росреестр). Статус заявки переходит в приостановлено;

- Учет материалов, поступивших в результате межведомственного взаимодействия. Исполнитель заявки регистрирует предоставленные сведения в книге хранения документов «Учет сведений». Статус заявки - в работе;

- Изготовление заказанного документа - статус заявки - в работе. После изготовления документа, на форме записи заявки в поле «Выходной документ» надо указать файл для предоставления сведений. По данным заявки автоматически создается запись документа в книге учетных сведений. Если в заявке указан земельный участок, то документ размещается в книгу «Дело о ЗУ». В противном случае документ попадает в книгу «Документы» раздела «Прочее». Наименование документа, раздел и книгу хранения можно поменять на форме редактирования документа, которая активизируется в момент создания записи в книге учетных сведений. На этой же форме можно зарегистрировать или актуализировать созданный документ.

Необходимые условия для перехода статуса заявки в состояние выполнено - указание файла выходного документа и даты выполнения заявки.

4. Предоставление сведений. Подготовленные сведения по заявке со статусом выполнено заносятся в книгу предоставления сведений и выдаются заявителю. Заявка переходит в статус выдано.